Automatický zápis z porady, který píše AI

Proč zápisy z porad nechat na AI

Zápis z porady je práce, kterou nikdo nechce dělat, a přesto je potřeba. Někdo během schůzky píše místo toho, aby se zapojil do debaty. Po schůzce zápis dotahuje, posílá ho a upomíná, kdo si vzal jaký úkol. Když zápis nevznikne, rozhodnutí a úkoly se rozplynou.

Zápisy ze schůzek v našem katalogu patří mezi nasazení, která už běží, a dají se nasadit samostatně.

Jak automatický zápis funguje

1. Poradu nahrajete. Základem je nahrávka schůzky.
2. Z nahrávky vznikne zápis. Přehledně sepsané, o čem jste mluvili a co jste rozhodli.
3. Úkoly se navrhnou samy. Kdo má co a do kdy. Systém úkoly ze zápisu vytáhne jako návrh, člověk je potvrdí a teprve pak se rozešlou odpovědným lidem.
4. Člověk zápis zkontroluje. Rozhodování a kontrola zůstávají vždy na vašich lidech. AI dělá tu nudnou, opakovanou část.

Jak to vypadá v praxi, si můžete proklikat v ukázce na smyšlené firmě Montáže Novák. Otevřete v ní schůzku, její zápis i úkoly, které z ní vznikly.

Porady jsou citlivé. Proto je zpracovává lokální model.

Na poradách se mluví o zakázkách, cenách, lidech i plánech firmy. Přepis, zápis i návrh úkolů proto vznikají na jednom počítači, na lokálním modelu: v pilotu u vás nebo u nás (podle domluvy), v ostrém provozu u vás. Přepis a zápis se zpracují jen na lokálním modelu. Mimo počítač odchází jen nahrávka do Microsoft 365 (maže se po 30 dnech) a šifrovaná noční záloha (uchovává se 30 dní). Takhle to běží i u nás v Brně od 12. října 2026.

• Vaše data se nikdy nepoužívají k trénování cizích modelů.
• Co jde do cloudu u ostatních služeb, je v tabulce Kam která data jdou. U porad se přepis a zápis zpracují jen na lokálním modelu, mimo počítač odchází jen nahrávka do Microsoft 365 a šifrovaná noční záloha (30 dní).
• U osobních údajů podepisujeme smlouvu o zpracování. Hlídáme soulad s GDPR i EU AI Act.

Jak to vypadá u nás

Od května 2026 to takhle běží u nás ve firmě se třemi lidmi. K 15. říjnu 2026 jsme nahráli 37 porad a schůzek, celkem 11,6 hodiny záznamu, v průměru 19 minut na jednu. Od srpna má každá z nich přepis, souhrn, rozhodnutí a návrh úkolů. Přepis vzniká na počítači v naší kanceláři; souhrn tam vzniká od 12. října 2026, do té doby ho dělal cloud.

Co to neumí

Zápis nevznikne za tři minuty, trvá zhruba tak dlouho jako porada. Úkoly jen navrhuje, nikomu je nepošle, dokud je člověk nepotvrdí. A když je nahrávka špatná (šum, překřikování), je špatný i zápis. Na to vás upozorníme, ne že to tiše přejdeme.

• Zápis je hotový zhruba za tak dlouho, jak porada trvala. Z hodinové porady ho máte do hodiny, ne za tři minuty.
• Úkoly z porad asistent jen navrhuje, potvrdit je musí člověk. Ze zářijových porad navrhl 27 úkolů.
• Odhadem to vrátí 30 minut na každou poradu, tedy čas, který dřív zabral ruční zápis. Přesné číslo pro vaši firmu změříme v pilotu.

Víc čísel, včetně pošty a dokumentů, je na úvodní stránce.

Zápisy jako první krok

Zápisy z porad se dají spustit samostatně. Stejně tak většina dalších nasazení z našeho katalogu, třeba chytrá firemní pošta nebo vytěžování dokladů. Co z toho u vás dává smysl a v jakém pořadí, zjistíme při auditu.

Jak začneme

Začínáme bezplatným auditem u vás ve firmě. Projdeme, jak u vás porady probíhají, kolik jich je a kdo na ně padá. Pak jednu vybranou věc 14 dní zdarma zkoušíte na svých schůzkách (pilot běží u vás nebo u nás, podle domluvy) a změříme, kolik času vrátí. Když se čísla nesejdou, řekneme vám to.

Čtrnáctý den pilotu dostanete nezávaznou nabídku s naměřenou úsporou a cenou provozu. Když řeknete ano, spustíme ostrý provoz, zaškolíme lidi a staráme se dál.

Co v pilotu je a co není, jak řešíme výpadky a zálohy a kam jdou data, popisujeme na stránce Co dostanete v pilotu.

Na co se ptají firmy kvůli zápisům

Musíme poradu nahrávat na telefon?

Ne. Nahrává se z počítače v zasedačce nebo z online schůzky (Teams). Účastníky o nahrávání předem informujete, to je vaše povinnost podle GDPR a pomůžeme vám s textem.

Jak dlouho se nahrávka a zápis uchovávají?

V ostrém provozu je nahrávka ve vašem Microsoft 365 a po 30 dnech se maže. Přepis a zápis zůstávají u vás. Šifrovaná noční záloha je ve vašem Microsoft 365 30 dní. Podrobně to je v tabulce Kam která data jdou. V pilotu u nás je to jinak, viz Co dostanete v pilotu.

Co když AI něco špatně pochopí?

Zápis se dá v aplikaci opravit a navržené úkoly i zjištěná fakta čekají ve frontě, dokud je člověk neschválí. Nikomu se nic nepřiřadí bez potvrzení.

Další otázky, třeba kolik to stojí nebo co bude s daty, najdete na úvodní stránce.