Vytěžování faktur a dokladů bez ručního přepisování

Přepisování dokladů je rutina, kterou AI převezme

Ve spoustě firem pořád někdo opisuje faktury a objednávky z PDF nebo papíru do účetního či objednávkového systému. Je to pomalé, nezáživné a každý překlep se pak dlouho hledá. Přitom jde o přesně ten typ práce, který AI zvládne sama a člověk ji jen zkontroluje.

Vytěžování dokladů stavíme na zakázku: lokální čtení skenů už běží, napojení na váš účetní systém připravíme pro vás. Dá se nasadit samostatně.

Jak vytěžování funguje

1. Doklad přijde. Faktura nebo objednávka tak, jak k vám chodí dnes.
2. AI ho přečte. Vytáhne z něj údaje, které potřebujete.
3. Údaje se propíší do vašeho systému. Napojení na ten, který už používáte, naprogramujeme při zavedení.
4. Člověk kontroluje. Rozhodování a kontrola zůstávají vždy na vašich lidech. Místo opisování jen potvrzují.

Fungujeme i ve firmách, kde je všechno v Excelu. Často právě tam AI pomůže nejrychleji.

Co to neumí

Rukou psané doklady a špatně vyfocené účtenky čte nejistě, u těch se člověk nevyhne kontrole. Nerozhoduje, jestli je faktura oprávněná a kdo ji schválí. A nenapojí se na účetní systém sám, to naprogramujeme při zavedení a může to být jednorázový poplatek podle rozsahu.

Protokoly a výkazy hlasem

Stejný princip funguje i opačným směrem, když doklad teprve vzniká. Technik nadiktuje průběh cestou z výjezdu a systém z toho vytvoří protokol k podpisu. Nikdo pak večer nesedí nad výkazy.

V ostrém provozu doklady neopouštějí firmu

Faktury, smlouvy a kalkulace jsou citlivé. V ostrém provozu proto skeny a PDF čteme lokálně, na počítači u vás ve firmě. V pilotu je čteme na počítači u vás nebo u nás v Brně, podle domluvy. Údaje pak končí ve vašem účetním systému, ať běží u vás, nebo v cloudu vašeho dodavatele účetnictví.

• Vaše data se nikdy nepoužívají k trénování cizích modelů.
• Napojení na váš účetní systém děláme na míru. Co přesně a kam půjde, dostanete v nabídce vypsané podle tabulky Kam která data jdou.
• U osobních údajů podepisujeme smlouvu o zpracování.

Co na vytěžování navazuje

Když jsou údaje z dokladů v systému včas a bez chyb, dají se z nich dělat přehledy a reporty bez čekání na to, až někdo poskládá Excel. E-⁠maily s doklady zase zařadí chytrá firemní pošta.

Jak začneme

Začínáme bezplatným auditem u vás ve firmě. Projdeme, jaké doklady k vám chodí, kolik jich je, kdo je dnes přepisuje a kam. Pak navrhneme, co 14 dní zdarma vyzkoušíme a co po 14 dnech změříme. Rozhodnete se v klidu, bez závazku.

Pilot zdarma běží 14 dní u vás nebo u nás, podle domluvy, na vašich skutečných dokladech a měří, kolik jich projde bez opravy. Údaje v pilotu dostanete jako soubor k importu, přímé napojení postavíme až po vašem ano. Čtrnáctý den dostanete nezávaznou nabídku s naměřenou úsporou, cenou provozu a jednorázovým poplatkem za napojení. Když řeknete ano, napojíme váš systém, zaškolíme lidi a přejdeme do ostrého provozu.

Na co se ptají firmy kvůli dokladům

Umíte napojit Pohodu, Money nebo jiný účetní systém?

Napojení děláme na míru podle toho, co používáte a jaké rozhraní váš systém má. U některých jde o import souboru, u jiných o přímé napojení. Co to obnáší u vás, zjistíme při auditu.

Co když AI přečte částku špatně?

Každý doklad před propsáním vidí člověk a potvrdí ho. V pilotu měříme, kolik dokladů prošlo bez opravy, a to číslo dostanete v nabídce.

Čtete i papírové doklady?

Ano, po naskenování nebo vyfocení. Rukou psané doklady a špatné fotky jsou nejslabší místo, u nich počítejte s kontrolou.

Další otázky, třeba kolik to stojí nebo co bude s daty, najdete na úvodní stránce.