Chytrá firemní pošta: AI třídí e-⁠maily a připraví odpovědi

Když se pošta hromadí

Do společných schránek typu info@ nebo objednavky@ chodí všechno najednou. Poptávky, reklamace, faktury, dotazy zákazníků i spam. Někdo to musí každý den projít, rozdělit, přeposlat a na tytéž dotazy odpovídat pořád dokola. A mezitím se ztratí ten jeden e-⁠mail, který spěchal.

Co chytrá pošta dělá

• Zařadí každý e-⁠mail. Poptávka jde k obchodu, faktura do účtárny, reklamace tomu, kdo ji řeší.
• Urgentní eskaluje. Co spěchá, se nezatoulá mezi ostatními zprávami.
• Připraví návrh odpovědi. Na opakované dotazy dostanete hotový koncept, který stačí zkontrolovat a odeslat.

Rozhodování a kontrola zůstávají vždy na vašich lidech. AI připraví podklady a koncepty, odpověď schvaluje a posílá člověk.

Jak to vypadá u nás

Od května 2026 asistent u nás ve firmě se třemi lidmi a třemi schránkami roztřídil 3 424 vláken (stav k 15. říjnu 2026). U 93 % rozhodl, že nevyžadují odpověď: newslettery, potvrzení, kopie. Zbylá vlákna hlídá, aby nezapadla.

Co to neumí

Odpovědi píše málokdy, protože většina pošty odpověď nepotřebuje, a nikdy je neodešle sám. Nerozhodne, co je pro vás obchodně důležité, to se naučí z vašich pravidel při zavedení. A spam, který projde vaším poštovním serverem, zařadí jako „nevyžaduje odpověď“, ne jako smazaný.

E-⁠maily zůstávají ve firmě

Pošta obsahuje obchodní podmínky, ceny i osobní údaje zákazníků. Třídění i návrh odpovědi proto běží na lokálním modelu na počítači u vás ve firmě. Originály e-⁠mailů zůstávají ve vašem Microsoft 365, u vás je jen pracovní kopie. Žádný e-⁠mail systém neodešle sám, na to nemá ani oprávnění.

• Vaše data se nikdy nepoužívají k trénování cizích modelů.
• Jedna výjimka, kterou říkáme předem: když lokální model vypadne, zařazení e-⁠mailu zpracuje Claude od Anthropic (USA). Vlákna označená jako důvěrná jdou vždy jen lokálně. Podrobně v tabulce Kam která data jdou.
• U osobních údajů podepisujeme smlouvu o zpracování. Hlídáme soulad s GDPR.

Na co pošta navazuje

Faktury a objednávky, které přijdou e-⁠mailem, se dají dál zpracovat vytěžováním dokladů a propsat do vašeho systému. Z poptávky zase umíme připravit návrh nabídky na míru, který obchodník jen doladí a odešle. A když chcete odpovídat zákazníkům i mimo pracovní dobu, přímo na webu pomůže AI asistent.

Jak začneme

Začínáme bezplatným auditem u vás ve firmě. Podíváme se, jaké schránky máte, co do nich chodí a kolik času jejich obsluha zabere. Od vašich lidí potřebujeme jen pár hodin, zbytek je naše práce.

Pak spustíme pilot zdarma na vaší skutečné poště a 14 dní měříme, kolik času vrátí. Čtrnáctý den pilotu dostanete nezávaznou nabídku s naměřenou úsporou a cenou provozu. Když řeknete ano, zaškolíme lidi, přejdeme do ostrého provozu a staráme se dál.

Na co se ptají firmy kvůli poště

Čte AI každý e-⁠mail, i soukromý?

Čte jen schránky, které určíte, typicky společné jako info@ nebo objednavky@. Osobní schránky zaměstnanců napojujeme jen na jejich žádost. Vlákna označená jako důvěrná se zpracovávají jen lokálně.

Funguje to s Microsoft 365 i s jinou poštou?

Dnes napojujeme Microsoft 365 (Outlook, Exchange Online). Jinou poštu probereme při auditu, obvykle jde o napojení přes standardní protokoly, ale rozsah se liší.

Může AI omylem něco odeslat?

Ne. Systém má jen právo poštu číst a ukládat koncepty, právo odesílat nemá. Každou odpověď odesílá člověk ze svého Outlooku.

Další otázky, třeba kolik to stojí nebo co bude s daty, najdete na úvodní stránce.